L’externalisation administrative ou outsourcing consiste à déléguer à des partenaires externes la gestion de l’ensemble ou d’une partie des tâches administratives d’une société : gestion financière, des commandes, des données comptables, etc. En effet, l’externalisation permet d’assurer un travail de bonne qualité, tout en respectant les législations en vigueur, car le travail est réalisé par des professionnels. Ainsi, si vous êtes un chef d’entreprise et que le temps vous fait cruellement défaut, l’externalisation administrative constitue une excellente solution pour votre activité. Comme cette pratique est de plus en plus fréquente, cet article mettra le point sur la nécessité d’externaliser certaines activités d’une entreprise, les avantages qui en résultent, mais aussi ses inconvénients.
En quoi consiste l’externalisation administrative d’une entreprise ?
Le bon fonctionnement d’une société dépend énormément des tâches administratives, le collaborateur choisi doit donc avoir les compétences requises pour cela. C’est l’une des conditions pour que l’externalisation soit réellement efficace. Par conséquent, le choix du prestataire est extrêmement important, car il est primordial de confier certaines de ces tâches à des personnes compétentes. Comme l’externalisation a pour objectif de faire appel à un prestataire externe pour sous-traiter une partie de l’activité de l’entreprise, cette dernière doit faciliter le transfert de compétences vers le prestataire de services. Ainsi, Grâce à cela, l’entreprise principale peut concentrer ses ressources matérielles et financières sur le cœur de son activité. Bref, il existe une multitude d’activités pouvant être sous-traitées, mais son efficacité dépendra en grande partie des compétences du sous-traitant pour que le travail continue à être effectué le plus correctement possible.
Les avantages de l’externalisation administrative
La pratique de la sous-traitance présente de nombreux avantages pour une société. Le premier d’entre eux est bien entendu, le gain de temps que cela représente. Opter pour une externalisation est souvent synonyme d’une réduction des coûts. En effet, elle permettra au chef d’entreprise de ne pas devoir se lancer dans de longs et coûteux processus de recrutement. Cette réduction des coûts n’ est donc pas négligeable, surtout pour les entreprises qui ont un budget limité. Ainsi, l’externalisation se présente comme une solution idéale pour les petites entreprises et les sociétés de taille moyenne. De plus, les professionnels de l’assistance administrative disposent des connaissances nécessaires pour proposer à l’entreprise les meilleurs outils adaptés à la société, et faciliter la mise en place des logiciels spécifiques par exemple. Bref, l’externalisation est un processus permettant de sous-traiter certaines tâches de l’entreprise pour permettre à cette dernière de se focaliser sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Les inconvénients de l’externalisation administrative
En général, une entreprise ne sous-traite pas les aspects-clefs de son fonctionnement, tels que les finances. En effet, l’externalisation peut présenter des inconvénients pour l’entreprise qui externalise ses services, car le prestataire ne dispose pas forcément du savoir-faire ou de l’expérience des équipes de l’entreprise. On constate également un manque d’engagement ou de professionnalisme de la part de certains sous-traitants. De plus, déléguer certaines fonctions peut constituer un risque pour l’entreprise en n’offrant plus une qualité de service aussi bonne qu’à l’origine, car le sous-traitant ne partage pas la culture de l’entreprise. Autrement dit, l’externalisation en entreprise n’est pas une démarche sans risques, car cela peut occasionner la perte de l’image de l’entreprise et une perte de maîtrise du niveau de service. De plus, à la suite d’un mauvais choix de prestataire ou d’un retard d’anticipation, les objectifs de l’externalisation ne sont pas atteints.
Bref, l’externalisation administrative présente de nombreux avantages pour une entreprise au niveau financier, notamment une réduction budgétaire grâce au poste qu’il fait sous-traiter. Cependant, la baisse de performance du prestataire externe risque aussi d’entacher considérablement la notoriété de l’entreprise. Ainsi, les prestataires devront être soigneusement choisis selon plusieurs critères, dont le niveau de compétences, le coût, mais aussi la localisation géographique.
