La gestion des documents courants est un enjeu pour de nombreuses administrations. Dans de nombreux pays, notamment la France, le rôle de gestionnaire de documents courants est dévolu à l’administration des archives. Quel est le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants ?
La gestion des archives et des documents courants doit-elle être dévolue aux archives nationales ?
Il est important que chaque pays dispose d’un véritable programme de gestion des archives et des documents. Dans le cas contraire, on peut simplement recourir à une entité spécialisée dans la destruction d’archives. Il faut dire que dans de nombreux pays, chaque ministère disposait de sa proche archive bien avant qu’on ne mette en place un service centralisé d’archives nationales.
Aujourd’hui, même si on retrouve encore des archives dans les ministères, des dispositions ont été prises pour que la direction des archives nationales influe sur les politiques des archives ministérielles. Il faut quand même dire que certains ministères, notamment celui des affaires étrangères et de la défense échappent au contrôle des archives nationales (à cause du caractère sensible de leurs documents).
Dans ces cas, la gestion des documents est essentiellement dévolue aux archives du ministère. La direction des archives nationales est tout de même présente un peu partout. Néanmoins, on peut mettre en place un organisme qui est doté de pouvoirs interministériels sur le plan administratif.
Plusieurs autres dispositions peuvent être mise en place
L’administration des archives et la gestion des documents courants sont très importantes. A cet effet, de nombreuses dispositions peuvent être prises afin de gérer efficacement ces documents. Néanmoins, il doit exister une étroite coordination entre la direction des archives et le service mis en place pour gérer les documents courants.
La direction des archives devrait d’ailleurs prendre en charge l’élaboration des tableaux de tri, l’évaluation des documents ainsi que la gestion des dépôts de préarchivage. L’administration des archives doit être organisée ainsi afin de s’assurer que les archives publiques soient gérées de la meilleure façon. En cas d’absence d’une autorité centrale au niveau de l’État, on peut craindre une gestion des archives de mauvaise qualité.
Une structure centralisée pour une meilleure gestion des archives
Il est important que la gestion des documents courants et l’administration des archives soit centralisée pour que le travail soit bien fait. C’est simple, pour que le programme de gestion soit efficace, il faut qu’il y ait un fonctionnaire de haut rang qui se retrouve dans chaque administration afin de superviser la gestion des archives. A cet effet, il se chargera d’élaborer, de faire la promotion et de surveiller le programme. Il devra également faire la liaison avec l’autorité centrale de tutelle.
Pourquoi gérer les documents courants ?
Que ce soit dans l’administration ou dans une entreprise privée, il est nécessaire de gérer ses archives ou ses documents courants. Il y a deux raisons principales à cette nécessité de gérer ses archives. La première est d’ordre légal. En effet, la loi oblige les entreprises à conserver pendant toute la durée légale de conservation les documents. A cet effet, ils doivent :
- Être maintenus dans un bon état,
- Être ordonné,
- Être classés
- Et être accessibles.
Les règles à respecter pour bien conserver les documents courants sont donc nombreuses. La seconde raison est d’ordre structurelle. Au cas où l’entreprise aura besoin d’un document, elle pourra le retrouver très rapidement.
Le classement des documents courants est fondamental
Le classement des archives courantes doit respecter la durée de vie des archives. En effet, il représente un reflet de l’activité de l’entreprise. Le classement doit se faire dès que l’on a créé son archive. Une fois que la durée de vie légale des archives est dépassée, on peut procéder à la destruction des documents courants ou des archives. A cet effet, on peut recourir à une entreprise comme Destruction d’archives à Saint-Mandé.
